Baik usaha maupun bisnis dalam bidang tertentu, tentu saja akan memiliki dan harus membuat sebuah catatan-catatan penting yang akan menjadi sebuah dokumen ataupun data penting yang akan menunjang semua dalam keberlangsungan bisnis.
Pada dasarnya banyak sekali ragam jenis dokumen, salah satunya adalah dokumen berupa fisik yang biasanya tidak diperlukan lagi, dokumen tersebut tentu saja akan diarsipkan meskipun sudah kita arsipkan dokumen tersebut dan sudah disimpan dalam sebuah ruangan. Namun sewaktu-waktu tentu saja akan kembali dibutuhkan dan akan sulit mencari dokumen tersebut yang telah diarsipkan karena tertumpuk dalam satu dokumen dengan dokumen lainnya.
Berbeda halnya seperti jenis dokumen digital database yang disimpan dalam bentuk data soft copy atau digital yang memudahkan setiap proses pencarian, serta akan memudahkan lebih cepat dikarenakan semua dokumen tersebut telah terstruktur dalam komputer. Apabila kita ingin mengubah file dokumen hard copy menjadi data base, kita dapat menggunakan layanan data capture agar lebih mudah lagi dalam pencarian ketika dokumen tersebut sulit ditemukan.
Perubahan dokumen ataupun dari data hard copy menjadi database memiliki artisan bahwa semua data yang ada dalam sebuah dokumen hard copy tersebut termasuk dari tulisan tangan, dapat di ubah menjadi salah satu bentuk digital atau soft copy.
Perubahan tersebut memiliki manfaat yang lebih besar lagi, karena dapat meminimalisir kehilangan sebuah dokumen. Baik perusahaan swasta maupun pemerintah, tentu saja arsip dokumen harus disimpan dalam keadaan yang aman, sehingga orang-orang tertentu saja yang dapat membuka dokumen tersebut.
Ada beberapa manfaat dari data capture yang dapat dirasakan.
Hemat biaya
Akan dapat menghemat biaya karena dokumen yang terdapat dalam bentuk fisik, kita tidak lagi harus mengeluarkan upah lebih lagi pada karyawan untuk menjaga dan merawat dokumen tersebut karena telah disimpan dalam bentuk digital di komputer.
Dokumen akan tertata lebih rapi
Dokumen akan lebih terlihat lebih rapi dan juga pencarian yang lebih mudah.
Dengan menggunakan jasa data captutre dari RDS akan memudahkan bagi bisnis Anda baik bisnis swasta maupun pemerintah.
Postingan
0 komentar:
Posting Komentar